Отчеты в Excel
Что нужно знать, чтобы сделать отчет в Excel? Какие бывают отчеты в Excel, кратко, но емко об отчетах, которые подготавливаются с помощью программы MS Excel
К нам на сайт excelskype.ru часто обращаются с вопросами так или иначе связанными с тематикой «как сделать отчет в Excel». Не ставя себе цель полностью раскрыть такую поистине безграничную тему, все же попытаемся дать несколько советов, прежде всего, для тех, кому предстоит создать свой первый отчет с помощью Excel.
Прежде всего, своими словами дадим определение (очень краткое).
Отчет в Excel – некий файл (чаще всего, даже не файл, а лист) в Excel в содержащий упорядоченную определенным образом информацию, обычно в виде таблицы, которая в дальнейшем предоставляется в электронной или печатной форме лицу-потребителю отчета. Таким лицом (для которого готовится отчет), обычно, является или руководитель (начальник) или вышестоящая организация, или даже партнеры (поставщики, посредники и т.д.).
Следует понимать что ни один отчет не может обойтись без нескольких совершенно обязательных элементов помимо самой таблицы. Рассмотрим их далее, но сначала условимся, что для простоты мы рассмотрим отчет, который включает в себя только одну таблицу Excel и он (отчет) размещается на одном печатном листе (хотя, в действительности, он может, конечно же содержать две, три и более таблиц и занимать от двух до десятков страниц).
Итак, обязательные элементы отчета
Заголовок отчета – в нем кратко сформулировано о чем этот отчет, какую информацию он содержит, также, иногда в заголовок отчета добавляют период за который он подготовлен. Поэтому по периодичности отчеты можно разделить на годовые, полугодовые, квартальные (3 месяца), месячные, декадные (10 дней), недельные, дневные. Также, конечно, бывают и с произвольным периодом, в этом случае указывается дата «с» и дата «по», например: Отчет за период с 10.12.2014 по 28.12.2014. Что касается дат написанных явно (как в этом примере), то в Excel «встроено» значительное количество форматов дат. Дату можно представить, например так: 28.12.2014 и так – 28.12.2014 и так 2014.12.28 и так 28 дек 2014 и еще множеством способов.
Почти всегда непосредственно сразу под заголовком идет таблица.
О таблице отчета следует поговорить отдельно
Существует огромное множество таблиц-отчетов, которые могут быть результатом каких-то расчетов, консолидации данных, да и просто иметь форму упорядоченных по каким-то критериям сведений.
Однако, для того, чтобы таблица была «читаемой», то есть понятной конечному пользователю (то есть руководителю/начальнику/партнеру) при ее составлении нужно соблюсти некоторые требования (правила).
Первое и самое главное правило говорит нам о том, что еще до создания отчетной таблицы необходимо четко представлять какой должна быть таблица в итоге и какие данные она должна содержать. И тут, прежде всего, необходимо озадачить этим вопросом того человека, которому она будет предоставлена. То есть то, как должна выглядеть итоговая таблица с отчетом в Excel желательно (можно даже сказать, что строго желательно и даже обязательно) заранее согласовать с тем, кому этот отчет готовится. В этом случае, когда человек-потребитель отчета сам понимает «что он хочет» и даже может нарисовать отчет или таблицу для отчета (набросать на листе бумаге), то, соответственно, на выходе, он получит максимально то, что ему было надо.
Если же по различным причинам нет возможности получить обратную связь от человека, которому готовится отчет, то тогда необходимо самостоятельно (для собственного понимания) набросать таблицу (иногда еще называют «макет таблицы»).
Итак, когда есть хотя бы примерное понимание какие именно данные будут отражены в таблице, рекомендуется сделать набросок (рисунок) таблицы на листе бумаги, или же просто четко («в уме») представлять как она будет выглядеть.
При проектировании (самостоятельном или по «эскизу» руководителя) необходимо четко понимать какие данные будут идти по строкам, а какие по столбцам. Наиболее распространены отчеты о продажах в Excel в которых по строкам идет наименование продукта (так называемых «позиций»), а по столбцам – периоды (это могут быть дни, недели, месяцы и т.д.). Для такого отчета в таблице Excel необходимо сделать заголовки относящиеся и характеризующие содержимое столбцов, например: Позиции категории «Конфеты» и Дни (то есть, в данном случае, отчет будет отражать продажи конфет определенных наименований по дням).
После этого можно приступать к созданию отчета, содержащего таблицу, придерживаясь некоторых правил, о которых уже частично было сказано выше, то есть заголовок отчета обязательно должен присутствовать, но кроме него сама таблица также может иметь заголовки столбцов и строк. Не является строго обязательным озаглавливать строки, а столбцы почти всегда озаглавливаются. Кроме того, в обязательном порядке указываются единицы измерения, которые бывают денежные, натуральные и другие (примеры: тыс.руб., кв.м., кг, тонн). Процентные данные также могут присутствовать в таблице, как известно, они обозначаются значком процентов — %.
Вопрос «Как составить отчет в Excel» и ответ на него
На самом деле, сразу необходимо подчеркнуть только одно: Вы должны четко понимать что должно быть в отчете, каким он будет «выходе», какие данные будут располагаться в строках а какие в столбцах. Также нужно помнить и понимать, что любой отчет характеризует ситуацию за какой-то конкретный период, а если Ваша фирма, например, занимается продажами не только на территории одного города или области, то еще и указать регион.
Также важно и то на основании каких данных (обычно это огромные таблицы с первичной информацией, выгруженной из каких либо баз данных) будет строится таблица для отчета. В таких случаях (при наличии значительного числа строк в исходной таблице с первичной информацией) для построения отчетов в Excel используют так называемые «сводные таблицы».
Примеры названий (заголовков) отчетов-таблиц в Excel
Отчет о продажах шоколадных конфет высокого ценового сегмента в г. Москва за период 2014 год (помесячно), в тыс.руб.
Годовой отчет по реализации продукции Фирма «Купава» по регионам, млн.руб.
Какие бывают отчеты и таблицы в них
Частным случаем отчета является «ведомость». Ведомости могут быть: зарплатная, успеваемости, отгрузки, поставки и т.д. и тп.
Если отчет подготовлен в форме т.н. «нормализованной таблицы», то он автоматически может превратиться в достаточно большое количество отчетов через применение автофильтра.